Chváľte hneď, na kritiku sa vyspite. Fungujúca spätná väzba stojí na 4 pravidlách

Spätná väzba by mala byť vo firme pravidelne nastaveným štandardom. Úprimnosť zaistí otvorené pracovné prostredie a poslúži k motivácii zamestnancov. Vhodne podaná kritika ich zase posunie ďalej a zvýši tak efektivitu práce v tíme.

Ako vybudovať firemné prostredie, ktoré podporuje motiváciu a rast? Ako vytvoriť atmosféru, v ktorej sú ľudia schopní prijímať aj dávať konštruktívnu kritiku? Podľa Renaty Novotnej, ktorá vedie kurzy tímovej efektivity, je odpoveď jednoduchá: pomocou pravidelnej spätnej väzby. Docieli, aby sa zamestnancom v rámci oddelenia aj naprieč tímami lepšie pracovalo a boli schopní doťahovať projekty do zdarného konca. Spätná väzba zaistí aj lepšie vzťahy medzi zamestnancami a ich šéfmi.

Ako na spätnú väzbu

Dôležitá je otvorenosť a úprimnosť. Zásadné je dopredu sa dobre pripraviť. Spätná väzba by mala byť konkrétna a malo by byť jasné, čo si z nej má daný člověk odniesť. Keď sa budete držať 4 základných pravidiel fungujúcej spätnej väzby, nemôžete stúpiť vedľa:

Pravidlo č. 1: Spätnú väzbu správne načasujte

Vhodné načasovanie je kľúčové pre kvalitnú a konštruktívnu spätnú väzbu. Ak je to možné, chváľte hneď. Väčšie zásluhy môžete spomenúť na porade, kde bude spätná väzba motivovať aj ďalších kolegov. Pochvala slúži ako motivácia, ale aj ako ukazovateľ, že zamestnanec vykonáva svoju prácu dobre. V prípade kritickej spätnej väzby sa nenechajte strhnúť emóciami, na rozhovor sa radšej vyspite a rozlišujte racionálne a iracionálne aspekty.

Pravidlo č. 2: Zamerajte sa na hodnotenie úlohy, nie človeka

Nikdy nehodnoťte kolegu ako takého. Radšej popíšte, ako by mala byť činnosť vykonávaná a ako bola vykonaná v skutočnosti. Keby ste sa zamerali na konkrétnu osobu, výrazne by sa znížila jej ochota počúvať a zobrať si tak spätnú väzbu k srdcu. Ak dávate spätnú väzbu, sústreďte sa na fakty, popíšte kontext a dôsledky, dajte človeku priestor na vysvetlenie a možnosť, aby sám navrhol, ako všetko riešiť.

Ako môžete pochváliť? Konkrétne, s kontextom a dopadmi:
Ďakujem za včas a správne vykonanú prácu, výstup obsahoval všetky pre mňa dôležité informácie a mne sa ďalej dobre plánovali nasledujúce kroky. Ďakujem, pomohlo mi to. Takto presne to od teba potrebujem do budúcnosti.

Užitočná kritika obsahuje popis situácie bez hodnotenia druhej osoby:
Toto sa veľmi nepodarilo, vidím problém hneď v niekoľkých bodoch (vymenovať a dať priestor druhému vyjadriť sa). Samozrejme sa to môže stať, ale musíme sa z toho poučiť do budúcnosti, aby sa to už neopakovalo. Ako to urobiť inak?

Pravidlo č. 3: Hľadajte riešenie spoločne 

Na posledný krok predchádzajúceho bodu priamo nadväzuje ďalší postup. S kolegom sa porozprávajte o riešení. Hľadajte, čo je potrebné urobiť pre to, aby sa situácia už neopakovala, ako tomu predchádzať. Nezvaľujte na neho vinu – každý občas robí chyby a dôležité je sa z nich poučiť. Niečo iné ale je, keď sa rovnaká chyba opakuje. Platí tu skúsenosť „3× a dosť“. Ten, kto nedokáže urobiť vec ani na tretíkrát správne, ju neurobí správne nikdy. Čo s tým, keď zamestnanec opakuje tú istú chybu?

• Prvýkrát by ste takémuto človeku mali dať detailnú spätnú väzbu.
• Druhýkrát mu pripomenúť dohodnuté kroky z minula.
• Keď sa rovnaká chyba stane aj tretíkrát, daný zamestnanec by mal o svoju kompetenciu prísť. 

Nijako to neznižuje jeho profesné alebo odborné kvality, len mu jednoducho konkrétna vec nesadla. Len v prípade, že robí chyby na viacerých frontoch, prichádza do úvahy aj razantné riešenie – výpoveď.

Pravidlo č. 4: Počúvajte

Najzásadnejším aspektom pre spätnú väzbu je nechať rozprávať druhého a počúvať ho. Komunikácia v rámci spätnej väzby by mala byť rozdelená 50 na 50. V prípade, že druhého vypočujete, dozviete sa nový pohľad na vec a pomôže vám to odhaliť, kde sa stala chyba a ako jej predísť. Zároveň sa z toho môžete sami poučiť, a tak sa ďalej rozvíjať v komunikácii so svojimi kolegami.

Rýchle opakovanie, kým sa pustíte do spätnej väzby

Keď už teraz máte pravidlá postupu pre užitočnú spätnú väzbu v malíčku, zhrňme si ešte, čo by mala obsahovať a na čo naopak rýchlo zabudnúť. Súčasťou spätnej väzby by mali byť tieto tri kroky:

• Popis situácie – definujte si, čo sa stalo a či obaja rozprávate o tom istom.
• Dôsledky a kontext – popíšte, čo situácia spôsobila a koho ovplyvnila.
• Návrh riešenia – povedzte si, čo je potrebné urobiť pre to, aby sa situácia už neopakovala, dajte priestor druhému, aby sám prišiel s návrhom riešenia.

Ľudia vo všeobecnosti dobre reagujú na pochvaly, preto majú HRisti a manažéri tendenciu začínať a končiť pozitívne, a to aj v prípade kritiky. Toto možno platilo pred rokmi, lenže zamestnanci túto metódu dávno odhalili. Tzv. sendvičová spätná väzba je už prežitok. Ľudia pochvalu pred kritikou a po nej neberú vážne, navyše to zníži silu celkovej spätnej väzby. Vy potrebujete, aby kolega pochopil, kde urobil chybu, a poučil sa z nej. Buďte radšej otvorený a úprimný.